Alternatieve feiten in de zaak Ardesch (2): 'In gezamenlijk overleg besloten om af te zien van onderzoek'

Gertjan Ardesch was directeur van twee bedrijven en deed zaken met de gemeente. Met het ene bedrijf huurde hij ruimten in Spinnerij Oosterveld, toen nog eigendom van de gemeente. Met het andere bedrijf leverde hij facilitaire diensten. Ardesch had huurschulden, de gemeente had een betalingsregeling stopgezet, Ardesch had nog rekeningen bij de gemeente openstaan en beide partijen waren het niet eens over de hoogte van bedragen die daarmee gemoeid waren.

Advies van de klachtencommissaris gevraagd

Het advies van de klachtencommissaris viel in de periode waarin het conflict dreigde te ontsporen. Ardesch was naar de klachtencommissaris gestapt, de gemeente had hem kort daarna gedagvaard. Bemiddeling van de klachtencommissaris had ertoe geleid dat Ardesch en de gemeente om tafel waren gegaan.

Dat had niets opgeleverd. De vastgoed-directeur wilde de gang naar de rechter voortzetten, Ardesch wilde een onafhankelijk onderzoek naar de zaak en de verantwoordelijk wethouder vroeg de klachtencommissaris om advies. Dat advies kwam er, op 21 april 2017: probeer minnelijk te schikken, stop de rechtsgang en laat een onafhankelijk juridisch onderzoek doen

Na dat advies volgde een kort onderhandelingsrondje waarin de gemeente Ardesch op 8 juni 2017 een bod doet. Ardesch wijst dat bod in een telefoongesprek met de gemeenteadvocaat af. Geëmotioneerd, zo blijkt uit een mail die de gemeenteadvocaat diezelfde dag nog aan de advocaat van Ardesch stuurt. Het bod blijft tot 12 juni staan, zo meldt de gemeenteadvocaat.

Diezelfde avond ontvangt Ardesch een mail van de directeur van de afdeling Vastgoed van de gemeente met onder meer een melding van het besluit om meteen naar de rechter te stappen als de onderhandelingen stuk zouden lopen [zie afbeelding 2 hieronder].

Brandpunt hier is een telefoongesprek van de dag ervoor, op 7 juni 2017, tussen de directeur van het Vastgoedbedrijf van de gemeente en Ardesch. In dat telefoongesprek zou volgens de gemeente gezamenlijk met Ardesch zijn besloten het advies van de klachtencommissaris niet op te volgen.

Geen telefoonnotitie?

Dat telefoongesprek is alleen niet schriftelijk vastgelegd. Dat stelde verantwoordelijk wethouder Jeroen Diepemaat op maandag 13 december 2021 in een raadsdebat over deze kwestie. Het was het ene woord tegen het andere, hoe onfortuinlijk ook.

Dat er bij een dergelijk conflict van zo’n belangrijk gesprek geen notitie zou zijn gemaakt, is opmerkelijk. Er valt dan ook wel wat meer over te zeggen. We beginnen bij die mail van de directeur van het gemeentelijke Vastgoedbedrijf. Die bevat een globale weergave van de inhoud van dat telefoongesprek - en is daarmee dus een schriftelijke vastlegging van dat gesprek - met een toevoeging.

Ardesch vond dat de pogingen om te schikken stroperig verliepen. Er werden afspraken gemaakt om daar versnelling in aan te brengen. Uit de mail blijkt dat die afspraken meteen zijn opgevolgd. Het resultaat is het bod waarover de gemeenteadvocaat de advocaat van Ardesch die middag mailde [zie de pdf die hierboven aan de tekst is gehangen].

De vastgoeddirecteur voegt daar aan toe dat hij erop vertrouwt dat schikken gaat lukken. Daarmee verwijst hij - dat kan niet anders - naar het finale bod dat Ardesch eerder die dag afwees, maar dat nog vier dagen blijft staan. Als de schikking mislukt, dan legt hij het advies van de klachtencommissaris naast zich neer en stapt de gemeente naar de rechter.

In deze mail ontbreekt iedere verwijzing naar een gezamenlijke beslissing om af te zien van onafhankelijk advies in het geval een minnelijke schikking spaak loopt. Integendeel: de passage die daar over gaat is geheel gesteld in de eerste persoon: ‘… dan acht ik de initiële route van de klachtencommissaris niet meer opportuun en leggen we als gemeente de casus voor aan de onafhankelijke rechter.’

Consequente lijn: ‘schikken of onderzoek’

Ardesch reageert een half uur later met een mail aan de klachtencommissaris. Hij is duidelijk ontdaan. Ook uit die mail spreekt geen gezamenlijkheid, als het gaat om de beslissing af te zien van onderzoek en de gang naar de rechter voort te zetten.

Eerder op diezelfde dag stuurde de advocaat van Ardesch nog een mail aan de gemeenteadvocaat, nog voor de berichten van de gemeenteadvocaat en de vastgoeddirecteur. Daarin maakt hij onomwonden duidelijk dat het minnelijke schikken wordt, of het onafhankelijke onderzoek dat de klachtencommissaris adviseerde.

De advocaat van Ardesch herhaalt dat een kleine week later nog eens in een mail aan de gemeenteadvocaat.

Geen van deze mails staaft de veronderstelling dat de directeur Vastgoed in dat telefoongesprek, of op een andere manier, samen met Ardesch heeft besloten om af te zien van onafhankelijk onderzoek. Integendeel. De lijn van Ardesch (en zijn advocaat) is helder en consequent: graag schikken, maar lukt dat niet dan moet het door de klachtencommissaris geadviseerde onderzoek plaatsvinden.

Gemeente verwijst nergens naar gezamenlijk besluit

Op geen van deze mails komt een verweer vanuit de gemeente dat Ardesch en de directeur Vastgoed in goed overleg gezamenlijk zouden hebben besloten af te zien van onderzoek. Ook dat is opmerkelijk. Als er per abuis al geen goede verslaglegging van het telefoongesprek van 7 juni was gedaan, dan had het toch voor de hand gelegen om dat misverstand met deze signalen uit de wereld te helpen.

Op 19 juni 2017 geeft de directeur Vastgoed in een mail aan de klachtencommissaris aan waarom hij haar advies naast zich neer legde.

Ook in die mail rept hij met geen woord over een gezamenlijke beslissing. Dat had wel voor de hand gelegen, als inderdaad in overleg met Ardesch was besloten het advies van de klachtencommissaris niet op te volgen. Een dergelijk besluit was het belangrijkste motief daarvoor geweest.

De vastgoeddirecteur neemt ook in deze motivering geen gezamenlijk maar een gemeentestandpunt in. Het is de gemeente die van mening is dat onafhankelijk onderzoek niet alleen tijdrovend is en vertragend werkt, maar ook geen zin heeft. De uitkomst van een dergelijk onderzoek is niet bindend en de gemeente moet toch naar de rechter.

In het dossier over de zaak Ardesch is een heel aantal documenten terug te vinden die gaan over het bewuste telefoongesprek en de beslissing om af te zien van onderzoek. In geen van die documenten is iets terug te vinden dat de lezing ondersteunt dat het om een ‘in goed overleg’ of gezamenlijke beslissing zou gaan. Integendeel: alles wijst erop dat de directeur Vastgoed dat niet wilde en dat Ardesch er juist voortdurend op aandrong.

De hamvraag van de Nationale ombudsman

Nadat de gemeente de pogingen om te schikken als mislukt had beschouwd, dat onderzoek niet plaats zou vinden en een tweede klacht van Ardesch bij de gemeente niets opleverde, legde hij in april 2018 zijn zaak voor aan de Nationale ombudsman. Die beoordeelt Ardesch’ grief en stuurt de gemeente op 22 juni 2018 een brief met daarin maar twee vragen. De eerste is de vraag waarom er is afgezien van het onafhankelijke onderzoek dat de lokale ombudsman adviseerde.

Die brief raakt zoek en wordt, na een herinnering op 17 juli, opnieuw verzonden. Het is dan bijna zomervakantie en drie dagen later bericht de gemeente de Nationale ombudsman dat beantwoording niet eerder dan begin september kan.

De zoektocht naar een antwoord

Er volgt een periode van herhaaldelijk mailverkeer tussen de klachtencommissaris, de gemeenteadvocaat en de afdeling Vastgoed van de gemeente. Dat houdt aan tot 1 oktober. Op die dag stuurt de gemeente een schriftelijk antwoord naar de Nationale ombudsman. In die brief van twee pagina’s - vier maanden nadat het besluit viel - wordt tot vier keer toe gesteld dat de gemeente in goed overleg met Ardesch heeft besloten om het advies van de klachtencommissaris niet op te volgen.

Op de eerste pagina wordt dat in twee opeenvolgende zinnen gezegd.

Op de tweede pagina staan nog twee keer passages van gelijke strekking.

Opmerkelijk is dat in dit deel van het antwoord wordt gesteld dat het de gemeente was die Ardesch liet weten dat alleen rechtsgang overbleef, als schikken niet lukte. Dat wringt met die lezing van een gezamenlijke beslissing.

Ardesch ging akkoord: maar waarmee precies?

En Ardesch zou daarmee akkoord zijn gegaan met de beslissing dat bij mislukte onderhandelingen alleen de gang naar de rechter nog openstond. Maar uit alle correspondentie over deze route, zowel voorafgaand aan als na dat telefoongesprek, blijkt dat Ardesch daar helemaal niet akkoord mee was. Dat wist de gemeente.

De conclusie lijkt dan ook gerechtvaardigd dat Ardesch weliswaar akkoord ging met een hernieuwde poging om er toch nog uit te komen, maar niet met een rechtstreekse gang naar de rechter als dat zou mislukken.

Die hernieuwde schikkingspoging maakte geen onderdeel uit van het advies van de klachtencommissaris - die had dat immers al geprobeerd. In dat opzicht - maar dan ook alleen in dat opzicht - ging Ardesch akkoord met een afwijking van het advies van de klachtencommissaris.

Eerst een gezamenlijke beslissing en vervolgens onderhandelingen?

Verder valt op dat de gemeente dat moment waarop gezamenlijk beslist zou zijn in mei 2017 plaatst. Als er al sprake was van een gezamenlijke beslissing, is die niet in mei maar in juni van dat jaar gemaakt. Op 7 juni, om precies te zijn. Tijdens dat telefoongesprek tussen de directeur Vastgoed en Ardesch, zoals de wethouder beweerde.

Dan staat er een opmerkelijk tussenzinnetje in het antwoord van de gemeente aan de Nationale ombudsman.

Met dat zinnetje ‘zijn tussen partijen vervolgens minnelijke onderhandelingen gevoerd’, plaatst de gemeente het moment van een gezamenlijke beslissing voor de gesprekken die moesten leiden tot een schikking. Uit stukken in het dossier bijkt het omgekeerde: de beslissing om geen onafhankelijk onderzoek te laten doen viel samen met (of meteen na) het moment waarop Ardesch het finale bod van de gemeente afwees, waarmee de onderhandelingen feitelijk stukliepen.

De conclusie dat de partijen er niet uit gingen komen werd al getrokken voordat (of op het moment dat) de beslissing viel om af te zien van onafhankelijk onderzoek. Niet erna.

Waarom duurde het zo lang voordat de Nationale ombudsman antwoord kreeg?

Er zijn nog een paar dingen opmerkelijk aan die antwoordbrief van de gemeente aan de Nationale ombudsman. Het eerste is dat die vraag van de Nationale ombudsman feitelijk niet veel anders was dan de vraag die de Enschedese klachtencommissaris moet hebben gehad: waarom is dat advies niet opgevolgd?

En die vraag was al beantwoord. Immers, de directeur van het Vastgoedbedrijf had de klachtencommissaris per mail laten weten wat daarvoor de redenen waren [zie afbeelding 7]. Het is onduidelijk waarom die mail, met de daarin opgenomen verantwoording voor de beslissing geen onderzoek te doen, niet is gebruikt of doorgestuurd en het antwoord aan de Nationale ombudsman zoveel overleg vergde en zo lang op zich liet wachten.

Opmerkelijk is verder dat het motief dat tot vier keer toe in de brief aan de Nationale ombudsman wordt genoemd - er is samen met Ardesch besloten om af te zien van onderzoek - in die verantwoordingsmail aan de klachtencommissaris ontbreekt.

De Nationale ombudsman heeft de zaak na dat antwoord niet verder onderzocht. De vraag of de gemeente behoorlijk handelde, was te verweven met de vraag of de gemeente in dit geschil gelijk had. En dat was een vraag waarover de rechter zich zou uitspreken. Daarover ging het eerste artikel in deze reeks.

1Twente heeft in onderzoek wanneer en hoe die lezing van een gezamenlijke beslissing om geen onderzoek te doen is ontstaan. Een Wob-verzoek naar interne gemeentelijke mails daarover maakte duidelijk dat de gemeenteadvocaat bij de beantwoording om advies is gevraagd en er een belangrijke stem in heeft gehad, maar de correspondentie van de gemeenteadvocaat was integraal zwart gemaakt. Het bezwaar tegen die onleesbaar gemaakte mails werd gewonnen, maar de gemeente heeft dat naast zich neergelegd. Tegen dat besluit wordt nu beroep aangetekend.