Enschede is opnieuw cruciale archiefstukken kwijt, dit keer in de zaak Ardesch
Enschede is opnieuw cruciale archiefstukken kwijt. Tijdens een rechtszitting in de zaak Ardesch bleek dinsdag dat alle stukken tussen 1 januari en 1 juni 2017 over een dubieuze incassoprocedure niet aan te leveren zijn. Het is niet voor het eerst dat blijkt dat de administratie van de gemeente niet op orde is.
De rechtszitting van dinsdag ging over niet geleverde Wob-documenten over een onterechte incassoprocedure die Enschede startte tegen Gertjan Ardesch. De Enschedese ondernemer werd door de gemeente buitenspel gezet nadat hij in 2016 aan de bel trok over de verkoop van Spinnerij Oosterveld aan vastgoedondernemer Walas.
Twijfels over behoorlijk handelen
De incassoprocedure die eind 2016 werd gestart, met als doel Ardesch zo snel mogelijk voor de rechter te brengen was niet alleen onterecht (dat blijkt uit onderzoek), er zijn ook grote twijfels of de gemeente en de uitvoerend deurwaarder behoorlijk hebben gehandeld. Zo werd er een lopende betalingsregeling stopgezet, een nieuwe regeling geblokkeerd en een gesprek over fouten in de incasso afgehouden. De rechtsgang tegen Ardesch werd gestart terwijl er een klachtenprocedure liep.
Uit de middels een Wob-verzoek opgevraagde stukken moet blijken of er bij die incassoprocedure correct is gehandeld. Dat lijkt onwaarschijnlijk, alleen al omdat een gesprek erover werd afgehouden en een nieuwe betalingsregeling geweigerd. Deurwaarderskantoor Enschede (DWK) waarmee de gemeente regelmatig zaken deed, ging mee in die lijn.
Correspondentie niet leverbaar
Tijdens de rechtszitting bleek dat de correspondentie die tussen DWK en de gemeente in die cruciale periode werd gevoerd niet meer toegankelijk is. Afstemming vond plaats middels een digitaal portaal, dat eigendom was van het deurwaarderskantoor. DWK Enschede werd vorig jaar overgenomen door DWK Holland en dat portaal is niet meer toegankelijk, zo stelde de gemeente tijdens de zitting.
De vraag of de gemeente daarmee de archiefwet heeft overtreden - overheden zijn verplicht informatie zorgvuldig te bewaren - viel buiten de scope van de rechtszaak. Die draait om de vraag of de gemeente alle informatie waarover zij beschikt heeft aangeleverd.
Documenten zoek
Het is niet voor het eerst dat Enschede cruciale documenten in een geschil niet kan vinden. Recent werd een rechtszitting over de spottershill bij Vliegveld Twente, aangespannen door omwonenden, uitgesteld omdat stukken zoek zijn. In die zaak gaat het onder meer om plannen om vervuilde grond te gebruiken voor de aanleg van een uitkijkpunt. Maar ook in veel zaken van inwoners tegen de gemeente bleken stukken te ontbreken, zo bleek uit uitgebreid onderzoek over de uitvoering van de bijstand.
Zowel de klachtencommissaris als de Enschedese rekenkamer hebben de gemeente in het verleden meermaals gewezen op gebrekkige archivering en de noodzaak daar iets aan te doen.
Ardesch twijfelt aan de lezing van de gemeente. “Zowel de gemeente als de deurwaarder hebben er geen enkel belang bij dat die stukken boven water komen. Beide hebben onbehoorlijk gehandeld.”
Antwoordbrief aan de Nationale Ombudsman
In dezelfde zitting was ook een bijlage bij een e-mail in het geding. Die bijlage - een conceptbrief van de gemeenteadvocaat in antwoord op vragen van de Nationale Ombudsman - zat niet bij de aangeleverde Wob-documenten. Dat had wel gemoeten, vond de rechter en erkende ook de gemeente.
In de antwoordbrief die uiteindelijk is gestuurd, staan twee onwaarheden waarmee de Nationale Ombudsman op het verkeerde been is gezet. Deze heeft daarop een klacht die Ardesch bij hem indiende geseponeerd.
Gemeenteadvocaat, klachtencommissaris, vastgoeddirecteur
De conceptbrief werd opgesteld door de gemeenteadvocaat en voorgelegd aan de Enschedese klachtencommissaris en de directeur van het Enschedese Vastgoedbedrijf, beiden nauw betrokken bij de affaire rond Ardesch. Uit interne correspondentie over die periode blijkt dat deze geen wijzigingen in het concept hebben aangebracht.
De bijlage zou onomstotelijk aantonen dat de onwaarheden inderdaad voortvloeiden uit de pen van de gemeenteadvocaat. Maar ook dat zowel de klachtencommissaris als de vastgoeddirecteur, die de zaak kenden en wisten dat de brief rammelde, daar niets aan hebben gedaan.
Rechtbank: ‘Concepten openbaar maken’
De gemeente zei tijdens de zitting toe binnen een week een nieuwe beslissing over die bijlage te nemen. De gemeenteadvocaat opperde nog dat een bijlage wellicht een persoonlijke beleidsopvatting kan zijn, waarvoor een uitzondering geldt in de Wob (en de nieuwe Wet open overheid, Woo); persoonlijke beleidsopvatting hoeven niet openbaar gemaakt te worden.
Eén van de aanwezige rechters wees de raadslieden van de gemeente daarop op recente jurisprudentie over concepten met de toevoeging: “Denkt u er bij uw beslissing wel aan om daar rekening mee te houden.” Een collega-rechter wees aanvullend nog op de Wob-nieuwe-stijl, de Wet Open Overheid (Woo). Die is nog een tandje dwingender waar het gaat om het openbaar te maken documenten.
De rechtbank Den Haag stelde in juli vorig jaar dat concepten met een feitelijke inhoud geen persoonlijke beleidsopvatting zijn en openbaar gemaakt moeten worden.
