VIDEO | Direct Duidelijk Brigade: schrijflessen voor Enschedese ambtenaren

Gesteund door de Direct Duidelijk Brigade gingen ambtenaren gisteren aan de slag met hun eigen taalgebruik. De landelijke campagne Direct Duidelijk van het ministerie van Binnenlandse Zaken zet zich in voor heldere overheidscommunicatie. Diverse gemeenten, waaronder Enschede, hebben zich hierbij aangesloten.

Vertalen
Bij het stadhuis konden inwoners gisteren een onduidelijke brief van de gemeente ter plekke laten vertalen. Een medewerkster van de gemeente die zich met bestemmingsplannen bezighoudt, liet op verzoek een brief aan haar buurvrouw beoordelen. Die had een zienswijze ingediend tegen het voorstel kwalitatief sturen op appartementen , wat in de volksmond ook wel omschreven kan worden als het studioverbod of appartementenverbod. Die werd in het leven geroepen toen er in de stad een wildgroei aan eenkamerappartementen (studio s) dreigde te ontstaan.

De buurvrouw diende een zienswijze in tegen de beleidsregel. Ze kreeg na de beoordeling van de gemeente - de zienswijze heeft niet geleid tot veranderingen - een schriftelijke reactie thuisgestuurd. Het is een lange brief geworden, met veel verwijzingen naar regels uit het bestemmingsplan en het raadsvoorstel zoals dat door de gemeenteraad is behandeld. Maar ze weet eigenlijk niet wat er nu met haar zienswijze is gebeurd , vertelt de medewerkster. We dachten dat we toch prima brieven schreven. Maar dit zegt wel dat we er mee aan de slag moeten.

Leesbaar
Het valt niet mee om een brief te schrijven die zowel aan inwoners als advocaten gericht is, maar toch leesbaar blijft voor de gewone man of vrouw. Een taalcoach van de gemeente - gespecialiseerd in communicatie - neemt de brief onder handen. Een flinke klus - Wat schrijven we hier nu eigenlijk? -, maar na zo'n twintig minuten is er van de meerdere A4 tjes nog eentje over. De tekst is nu korter en simpeler en ze heeft tussenkopjes en opsommingen toegevoegd. Het is gewoon heel goed mogelijk om in een brief kort en bondig uit te leggen welk besluit is genomen en waarom het is genomen. In de bijlage kunnen de verwijzingen naar de wetteksten, zegt de coach.

Het belang is groot, vindt ze. Meer dan 16 procent van de inwoners in Enschede is laaggeletterd. Mensen durven soms niet te zeggen dat ze een brief niet begrijpen. Of ze leggen een belangrijke brief weg en wachten tot er vanzelf een keer iemand ze aan de deur staat.

We namen zelf de proef op de som en lieten een gemeentelijke brief aan inwoners van de binnenstad herschrijven. In de brief wordt gewezen op de camerahandhaving bij de toegangen tot het stadserf. De taalcoach is er snel mee klaar. De brief van twee volle A4 tjes is teruggebracht tot een enkel blaadje. Volgens de deskundige stond heel veel informatie in die niet direct van belang was.

Inwoners moeten niet in een doolhofje belanden
Schrijf je jegens of toch liever tegenover? Voorts of bovendien? Het zijn voorbeelden van hoe moeilijke woorden makkelijk in brieven van de overheid sluipen. Het doel van Direct Duidelijk is dat voor de simpelere variant wordt gekozen. Bij de gemeente Enschede zijn daarom aanjagers voor deze campagne aangewezen. Een van hen Talissa Oude Bennink. Ze informeert collega s over helder taalgebruik, onder meer door cursussen. Omslachtige zinnen, moeilijk taalgebruik en verwijzingen naar wetteksten zijn voorbeelden van wat beter kan in brieven aan inwoners , vertelt ze. Maar tegelijkertijd moet het niet doorslaan. Als je het te eenvoudig gaat uitleggen, kan het ook zo zijn dat mensen zich niet meer serieus genomen voelen.

Binnen de gemeente Enschede wordt er al een aantal jaren werk gemaakt van helder taalgebruik. Dit is in de brieven ook al wel terug te zien, maar verbetering is dus nog mogelijk. En de gemeente vraagt inwoners om daar in mee te denken. In veel gemeentelijke brieven staat binnenkort de vraag of de tekst duidelijk genoeg was. Is dat niet het geval, dan kan de brief teruggestuurd worden. Op de website van de gemeente kunnen onduidelijke teksten nu ook doorgegeven worden.

Het is de bedoeling dat er in 2020 een lezerspanel is opgericht dat gemeentelijke teksten beoordeelt. Als je te complex communiceert, neemt het vertrouwen van inwoners af , zegt wethouder Arjan Kampman. En vertrouwen van inwoners is juist de basis. Wij willen helder communiceren en zorgen dat inwoners niet in een doolhofje belanden omdat ze iets niet begrijpen.

© Newsroom Enschede, de samenwerking tussen TC Tubantia en 1Twente Enschede, foto: Lars Smook