Nieuws
Enschede
Saxion kijkt terug op mailexplosie: Chaos, maar geen kwade wil
Honderd procent zekerheid is er nooit. Maar bij Saxion zijn ze er behoorlijk zeker van dat een mailexplosie , zoals die zich eind oktober voordeed, niet meer mogelijk is.
Het begon met een mailtje, het eindigde in een chaos. Als iemand onderweg even had nagedacht dat wat er gebeurde niet normaal was, had het bij dat ene mailtje van die ene student kunnen blijven , zegt Rob Admiraal, woordvoerder van Hogeschool Saxion.
Honderd adressen
Dat ene mailtje was afkomstig van een student van de Academie Creatieve Technologie (ACT), die mensen benaderde om mee te doen aan zijn onderzoek. Dat irriteerde kennelijk een van zijn mede-studenten, die de mail daarop doorstuurde naar een paar honderd andere adressen.
Daarna bemoeiden ook anderen zich ermee, waarop een sneeuwbaleffect ontstond. Toen we in de gaten kregen dat het uit de hand liep, hebben we nog wat aan damage control kunnen doen door mail te blokkeren. Daardoor is de sneeuwbal niet nog groter geworden , zegt Patrick Reijnders, adviseur informatiebeveliging bij Saxion.
Open systeem
Maar toen stroomde al bij een paar duizend studenten en medewerkers de mailbak over. Sommige mailgebruikers kregen zo n 1500 mails binnen. Wat meespeelde, was dat Saxion net begonnen was met het vervangen van het mailsysteem. Het nieuwe systeem was nog geheel open. Iedereen kon iedereen binnen Saxion mailen.
Studenten kunnen nu met het door de hogeschool toegewezen mailadres alleen nog binnen de eigen academie mailen. Reijnders denkt dat de kans op een herhaling van de mailchaos daarom nihil is. Admiraal: Je moet een balans vinden tussen dicht timmeren en het systeem werkbaar houden.
Geen blaam
De student van het allereerste mailtje treft volgens Saxion geen enkele blaam. Die heeft voor zijn onderzoek zo goed mogelijk gebruik gemaakt van de mogelijkheden om mensen te benaderen.
Met de geïrriteerde student die de mail verder verspreidde, is een hartig woordje gesproken. Daar bleef het bij, want volgens Saxion was zijn actie ondoordacht, maar niet gericht op het moedwillig plat leggen van het mailverkeer.
Als het incident Saxion iets heeft geleerd, is het de noodzaak om te blijven communiceren over de gedragsregels rond het gebruik van de mail, zegt Admiraal. Die waren er ook al voor de mailexplosie. Ze gaan onder meer over privé- en taalgebruik, maar ook over sancties op het versturen van kettingmails en mails naar grote groepen.
Straffen
Voor zover Admiraal en Reijnders bekend is, zijn die straffen nog nooit uitgedeeld. Per jaar vertrekt zo n 25 procent van onze studenten en krijgen we 25 procent nieuw binnen. Dat betekent dat we ze continu bewust moeten maken van onze gedragsregels. Vergelijk het met de toegankelijkheid van onze gebouwen. We hebben geen poortjes, iedereen mag vrij binnenlopen. Maar we verwachten wel dat ze zich aan de regels houden.
© Newsroom Enschede, de samenwerking tussen TC Tubantia en 1Twente Enschede, foto: Emiel Muijderman
Honderd adressen
Dat ene mailtje was afkomstig van een student van de Academie Creatieve Technologie (ACT), die mensen benaderde om mee te doen aan zijn onderzoek. Dat irriteerde kennelijk een van zijn mede-studenten, die de mail daarop doorstuurde naar een paar honderd andere adressen.
Daarna bemoeiden ook anderen zich ermee, waarop een sneeuwbaleffect ontstond. Toen we in de gaten kregen dat het uit de hand liep, hebben we nog wat aan damage control kunnen doen door mail te blokkeren. Daardoor is de sneeuwbal niet nog groter geworden , zegt Patrick Reijnders, adviseur informatiebeveliging bij Saxion.
Open systeem
Maar toen stroomde al bij een paar duizend studenten en medewerkers de mailbak over. Sommige mailgebruikers kregen zo n 1500 mails binnen. Wat meespeelde, was dat Saxion net begonnen was met het vervangen van het mailsysteem. Het nieuwe systeem was nog geheel open. Iedereen kon iedereen binnen Saxion mailen.
Studenten kunnen nu met het door de hogeschool toegewezen mailadres alleen nog binnen de eigen academie mailen. Reijnders denkt dat de kans op een herhaling van de mailchaos daarom nihil is. Admiraal: Je moet een balans vinden tussen dicht timmeren en het systeem werkbaar houden.
Geen blaam
De student van het allereerste mailtje treft volgens Saxion geen enkele blaam. Die heeft voor zijn onderzoek zo goed mogelijk gebruik gemaakt van de mogelijkheden om mensen te benaderen.
Met de geïrriteerde student die de mail verder verspreidde, is een hartig woordje gesproken. Daar bleef het bij, want volgens Saxion was zijn actie ondoordacht, maar niet gericht op het moedwillig plat leggen van het mailverkeer.
Als het incident Saxion iets heeft geleerd, is het de noodzaak om te blijven communiceren over de gedragsregels rond het gebruik van de mail, zegt Admiraal. Die waren er ook al voor de mailexplosie. Ze gaan onder meer over privé- en taalgebruik, maar ook over sancties op het versturen van kettingmails en mails naar grote groepen.
Straffen
Voor zover Admiraal en Reijnders bekend is, zijn die straffen nog nooit uitgedeeld. Per jaar vertrekt zo n 25 procent van onze studenten en krijgen we 25 procent nieuw binnen. Dat betekent dat we ze continu bewust moeten maken van onze gedragsregels. Vergelijk het met de toegankelijkheid van onze gebouwen. We hebben geen poortjes, iedereen mag vrij binnenlopen. Maar we verwachten wel dat ze zich aan de regels houden.
© Newsroom Enschede, de samenwerking tussen TC Tubantia en 1Twente Enschede, foto: Emiel Muijderman
Heb je een nieuwstip of nieuwe informatie?
Tip onze redactie via mail of telefoon. Deze vind je op onze contactpagina.
Download onze app
