Stadsarchief Enschede dweilt met de kraan open: 1,3 kilometer dossiers en 6 miljoen digitale stukken achterstand
De weg naar verbetering is naar eigen zeggen ingezet, maar de bevindingen van een inspectie van het stadsarchief van Enschede liegt er niet om. De gemeente loopt namelijk behoorlijk achter met het verwerken en archiveren van documenten en gegevens, in de breedste zin van het woord. Miljoenen stukken om iets preciezer te zijn. Het vernietigen van niet langer benodigde gegevens is zelfs al drie jaar niet gebeurd, terwijl dat wettelijk verplicht is.
Het begrip gemeentearchief klinkt misschien oninteressant of stoffig, maar het is een belangrijk onderdeel van de ambtelijke organisatie. Niet alleen ligt in de kelder van het stadhuis ‘het geheugen’ van de stad opgeslagen - waaronder oude akten, (raads)verslagen, foto's en tekeningen - maar ook belangrijke en vaak persoonlijke gegevens. Denk aan de burgerlijke stand, en brief- of mailwisselingen tussen inwoners en ambtenaren of bestuurders.
Honderd jaar
Voor de vrije informatievoorziening en voor de controle van het gemeentelijke beleid is het dus van belang dat de archieven compleet, overzichtelijk en toegankelijk zijn. En dat dat over pak 'm beet honderd jaar nog steeds het geval is. Het archiveren van papieren dossiers is één ding, maar meer aandacht vraagt het digitaliseren van archieven.
Archiveren... waarom eigenlijk?
Het belang van een goed en overzichtelijk archief komt naar voren bij tal van gebeurtenissen. Een oude bouwtekening kan bijvoorbeeld van pas komen bij onderhoud van gebouwen, afgesloten strafdossiers bij gerechtelijke dwalingen, documenten uit de oorlogsjaren voor wetenschappelijk onderzoek en geboorteaktes voor familiestambomen. Het kan burgers en bedrijven helpen in hun rechtszekerheid (een dossier kan aantonen dat je onrechtmatig bent behandeld) of journalisten en volksvertegenwoordigers bij het controleren van de overheid (is het belastinggeld juist besteed?).
Veel nieuwe stukken zijn slechts digitaal beschikbaar, simpelweg omdat communicatie steeds minder via brieven en steeds vaker via e-mail verloopt. Omdat informatie op verouderde gegevensdragers zoals harde schijven of usb-sticks door de tand des tijds verloren kan gaan, is het langdurig verwerken en registreren van de stukken een serieuze bezigheid.
Niet op orde
En juist daar loopt het in het stadhuis van Enschede niet soepel, blijkt uit inspecties die jaarlijks worden uitgevoerd. Al jaren waarschuwt de stadsarchivaris dat het gemeentearchief niet op orde is en niet aan de wettelijke eisen voldoet. Al is het maar omdat een deel van het archief in ieder geval tot begin 2023 lag opgeslagen in het Stadskantoor in metalen kasten met kunststof deuren, die dus niet brandwerend zijn. Verder ontbreekt het aan een systeem waarin digitale documenten langdurig veilig bewaard worden, een E-depot.
Appjes niet bewaard
Weten wat de wethouder vanuit zijn functie heeft geappt? Uit onderzoek van vakblad Binnenlands Bestuur blijkt dat slechts 10 gemeenten in Nederland chatberichten van bestuurders archiveren, terwijl dat wettelijk wel verplicht is. In Twente houdt alleen Tubbergen zich eraan. Enschede dus niet, daar moet nog beleid voor worden gemaakt. Chatberichten kunnen belangrijk zijn bij de (journalistieke) controle van het lokale bestuur.
Praktijkvoorbeeld: uit een Wob-verzoek (tegenwoordig WOO) van 1Twente, in 2022 aan het COA, bleek dat toenmalig burgemeester Theo Bovens via Whatsapp al contact had met de directeur van het COA, voordat de stad werd 'gedwongen' een noodopvang in te richten. Was datzelfde verzoek bij de gemeente Enschede neergelegd, dan waren die chatberichten er waarschijnlijk niet geweest.
Daarnaast houdt de gemeente zich niet aan de strikt wettelijke eis dat documenten en dossiers na 20 jaar moeten worden vernietigd óf overgedragen moeten worden aan het stadsarchief. In Enschede is dat ‘slechts’ het geval bij alle documenten tot 1996, inmiddels 28 jaar geleden dus. Bovendien is er in veel gevallen bij de overdracht belangrijke informatie niet bijgevoegd, waardoor er onduidelijkheid is over bijvoorbeeld de openbaarheid van stukken.
Meer dan kilometer achterstand
Voordat documenten naar het stadsarchief worden overgebracht, moeten deze bewerkt worden. Dat houdt in dat er wordt beoordeeld welke stukken niet langer bewaard hoeven worden en dus moeten worden vernietigd. Zowel de inhoud van stukken die worden gearchiveerd als de stukken die worden vernietigd moet nader worden toegelicht in lijsten.
In het recente verleden is er een behoorlijke achterstand ontstaan bij deze handelingen. De stadsarchivaris wijt dit aan een tekort aan personeel en te hoge werkdruk. De laatste drie jaar heeft er geen vernietiging plaatsgehad en dat betekent dat er waarschijnlijk persoonsgegevens rondzwerven die al verdwenen hadden moeten zijn. Met alle mogelijke gevolgen van dien.
Bij het bewerken van archieven is de achterstand opgelopen tot 6 miljoen digitale documenten en 1300 strekkende meter (ofwel 1,3 kilometer) aan papieren archiefstukken. Het is dweilen met de kraan open, want er komen steeds meer nieuwe stukken bij.
Extra personeel
Hoewel het archiefbeleid van Enschede door de provinciale toezichthouder wordt beoordeeld met een waarschuwing (code oranje), is de weg naar verbetering volgens het college van B&W ingezet. Afgelopen jaar is er vooral tijd besteed aan het opstellen of actualiseren van protocollen. Ook dit jaar wordt er nog 400.000 euro extra uitgetrokken om het archiefbeleid te verbeteren.
Sinds eind 2022 worden ruim tien externe specialisten ingehuurd om onder meer een begin te maken met het wegwerken van de achterstanden. Dit jaar worden er vacatures geopend om het stadsarchief te versterken, maar vanwege personeelstekorten lijkt het nu al lastig om die specifieke expertise aan te trekken, waarschuwt het college in een brief aan de gemeenteraad. Overigens spelen die personeelstekorten op nog veel meer afdelingen.
E-mails: een geval apart
Bij het archiveren van overheidsinformatie in het digitale tijdperk vormen e-mails van burgemeesters, wethouders en ambtenaren een bijzondere categorie. Uit enquêteresultaten van de VNG blijkt dat het merendeel van de ondervraagde gemeenten niet eens beleid heeft geregeld omtrent het archiveren van e-mails. Dat geldt ook voor Enschede, waar er wel beleid in de maak is.
Enschede kiest daarbij niet voor de aanbevolen methode (alle e-mails van personen met een sleutelfunctie archiveren, zoals wethouders) maar voor een 'hotspotmonitor'. Dat houdt in dat alleen berichten die te maken hebben met een onderwerp dat 'maatschappelijke beroering' veroorzaakt per definitie worden bewaard. Een tamelijk subjectieve beoordeling, want wanneer is er sprake van beroering?
