Digitaliseren Hengeloos gemeentearchief betekent ook vernietigen; zijn kunstwerken aan de shredder overgeleverd?

Met het digitaliseren van de archieven wordt informatie toegankelijker en makkelijk vindbaar. Ook het duurzaam bewaren wordt daarmee eenvoudiger. Pak je de beschrijving van de inventarisatie erbij, dan is nauwelijks voor te stellen waar het over gaat. Vele honderden meters archief staan nu fysiek opgeslagen.

Van brandweer tot WOII

Het archief Brandweer beslaat bijvoorbeeld 45 meter aan stukken, inburgering nieuwkomers 10 meter, de Dienst Lichamelijke Oefeningen Sport over de jaren 1960 tot 1990 liefst 144 meter, de reinigingsdienst telt 10 meter, bodemonderzoek 66 meter en het archief Gemeentepolitie 60 meter. De laatste overigens gevolgd door 5 meter archief van dezelfde organisatie, maar met stukken uit de periode van de Tweede Wereld Oorlog. Het is een kleine greep uit 147 verschillende archiefonderdelen, die een totale lengte van 2 kilometer bestrijken.

Wet open overheid (WOO)

Digitalisering van het gemeentearchief ligt overigens in lijn met de Wet open overheid (WOO), die per in mei 2022 van kracht is. Deze wet heeft de Wet openbaarheid van bestuur (WOB) in 2022 vervangen. Daarmee is een en ander veranderd, wat ook in de ‘Beleidsbegroting 2024 -2027’ van de gemeente Hengelo is te lezen.

Acht jaar de tijd

De wet schrijft voor dat de gemeente binnen vijf jaar alle informatie voor in ieder geval elf binnen deze wet vallende informatiecategorieën actief publiceert. Daarbij heeft de gemeente acht jaar om de gemeentelijke informatiehuishouding passend te optimaliseren: lees te digitaliseren. Beide termijnen lopen vanaf de ingang van de wet.

Wensenpakket

Het digitaliseren van een archief van deze omvang is een flinke klus. De gemeente heeft onvoldoende kennis en inzet in huis om deze zelf te klaren en heeft daarom een aanbesteding uitgeschreven. Wie de digitalisering gaat uitvoeren is nog niet bekend en daarover wil de gemeente niets kwijt om het aanbestedingsproces niet de verstoren.

'Inventarisatie is gaande'

De Nijmeegse digitaliseerder 2dA is een van de deelnemers aan de tender, die eerder al het fysieke bouwarchief van de gemeente digitaliseerde. Ze deed dat in samenwerking met sociaal werkbedrijf SWB. Luc Jansen van 2dA laat weten geen antwoord te kunnen geven op de vraag een beeld te schetsen van de omvang van het digitaliseren van het gemeentearchief van Hengelo. ”Dat is afhankelijk van allerlei factoren in het wensenpakket van de opdrachtgever en wat eventuele partners in het project kunnen betekenen. Die inventarisatie is gaande.”

Deel ligt in Nijverdal

Daar komt bij dat niet het gehele archief zich in het Hengelose stadhuis bevindt. Een deel is opgeslagen bij de Nijverdalse archiefbeheerder VADA en dus moet er heen en weer worden gependeld tussen verschillende locaties. Dat de verschillende soorten archieven specifieke behandeling vergen is evenzeer van invloed op de omvang van het werk en wie dat gaat doen.

Vernietiging

Verder dient een deel van de archieven te worden gesaneerd, zo geeft de gemeente Hengelo in de inventarisatie aan. Saneren wil zeggen dat alle stukken, waarvan de geplande vernietigingsdatum is verstreken - en die geordend zijn volgens de Basis Archiefcode van de VNG - vernietigd kunnen worden.

SWB doet weer mee

Wanneer het project van start gaat en hoe lang het gaat duren, kan de gemeente niet zeggen. Dat de SWB weer een rol gaat spelen in het hele proces is volgens de gemeente evident; in een overzicht van vragen, gesteld door een van kandidaat-uitvoerders, wordt expliciet naar de ondersteunende partij gevraagd. Als antwoord wordt de SWB genoemd.

Kunst?

En wat gebeurt er met kunstwerken uit de tijd van de BKR-regeling, die tot medio jaren 80 bestond? De gemeente geeft via haar woordvoerder te kennen dat het verstrekken van gedetailleerde informatie niet bevorderlijk is voor het aanbestedingsproces. ”Er wordt inderdaad gewerkt aan een voorbereiding van het digitaliseren van onze fysieke archieven. Op dit moment zijn we nog bezig met het voorbereiden van een openbare aanbesteding. Die zal naar verwachting komend najaar worden afgerond en dan kunnen we meer vertellen over de wijze van digitalisering van het gemeentearchief."